Phản hồi: đừng để tin nhắn rơi vào im lặng

Bạn cảm thấy thế nào khi gửi một email quan trọng mà không ai xác nhận? Hay một tin nhắn hiện “đã xem” rồi im lặng? Rồi những câu quen thuộc xuất hiện: “Sao anh không trả lời?” — “Sao em không hỏi lại?” — “Em tưởng là…”

Phản hồi nhanh, chính xác và đúng trọng tâm không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là sự tôn trọng với đối tác và đồng nghiệp. Cách ta đón nhận và hồi đáp thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến cả nhóm, và trở thành thước đo năng lực của chính ta. Một câu “Đã nhận, chiều nay em gửi lại” chỉ mất mười giây nhưng giúp người kia yên tâm lên kế hoạch.

Để xây dựng thói quen góp ý tích cực, có thể thử cách Feedforward của huấn luyện viên Marshall Goldsmith: thay vì mổ xẻ quá khứ, hãy hỏi xin gợi ý cho tương lai.

Nói rõ mình thật lòng muốn cải thiện một điểm cụ thể.
Hỏi xin gợi ý từ người khác.
Lắng nghe cẩn thận, không phản bác.
Nói “cảm ơn”.
Lặp lại với nhiều người khác.

Ngược lại, hãy học cách nhận phê bình một cách chuyên nghiệp. Nhận phản hồi càng sớm, dù dễ nghe hay khó nghe, ta càng có cơ hội sửa sớm.

Thử tuần này: Trong 24 giờ tới, xác nhận mọi email hoặc tin nhắn công việc bạn nhận được, kể cả khi chỉ kịp trả lời “Đã nhận, sẽ phản hồi trước…”.

How does it feel to send an important email and get no acknowledgement? Or to see a message marked “seen” followed by silence? Then the familiar lines appear: “Why didn’t you reply?” — “Why didn’t you ask?” — “I thought that…”

Replying quickly, accurately and to the point shows professionalism and respect for partners and colleagues. How we receive and respond to information affects the whole team and becomes a measure of our own competence. “Received — I’ll send it back this afternoon” takes ten seconds, yet lets the other person plan with confidence.

To build a positive feedback habit, try Feedforward, the method of executive coach Marshall Goldsmith: instead of dissecting the past, ask for suggestions for the future.

Say clearly that you genuinely want to improve one specific behaviour.
Ask others for suggestions.
Listen carefully without arguing.
Say “thank you”.
Repeat with other people.

In turn, learn to take criticism professionally. The sooner we hear feedback — pleasant or not — the sooner we can improve.

Try this week: For the next 24 hours, acknowledge every work email or message you receive — even if it is only “Received, I’ll reply by…”.